Excel

Microsoft Excel 应用基础

一、认识Excel工作界面

Excel是数据处理软件，利用它提供的函数（表达式）与丰富的功能对电子表格中的数据进行统计和数据分析，Excel主界面中，除了包含其他Office软件相同的界面元素外，还有其他特有的组件；例如：编辑栏、工作表编辑区，工作表标签，行号与列表。

二、工作簿、工作表及单元格的概念

工作簿
Excel的工作簿就是一个Excel文件，工作簿名就是文件名，文件名默认为“工作簿1”。
由于工作簿可以包含多个工资表，因此可以在一个工作簿中管理多种类型的相关信息。
Excel可以打开多个工作簿，但同一时间只能对一个工作表进行操作，正在使用的工作簿称为当前工作簿。
工作表
工作表是显示在工作簿窗口中的表格，由单元格组成，水平方向的单元格构成行，垂直方向的单元格构成列。
行号“1，2，3……”显示在工作表左边；列好标“A，B，C……”显示在工作表顶部。
一个工作表最多有1048576行，16384列。
第27列为“AA”，最后一列为“XFD”。
一个工作簿默认会有3个工作表，默认工作名为“Sheet1，Sheet2，Sheet3”，可根据需要添加和删除工作表。
添加工作表的数目受可用内存的限制，建工作簿最多可以有255个工作表(2003/2010版本不限制)。
单元格
工作表中每一小格都称为一个单元格，每个单元格都是工作表的一个存储单元，工作表的数据存储在单元格内。
每一个单元格都有一个地址，代表其位置，地址由行号和列号组成。
一个矩形单元格区域用“左上角单元格地址:右下角单元格地址”表示。
活动单元格(只有一个)
单元格是组成工作表的最小单位；要在单元格内输入数据，首先要激活单元格，单击单元格，可选中单元格。
激活的单元格称为活动单元格，活动单元格呈粗黑框，活动单元格的地址显示在名称框中，数据显示在数据编辑栏的“编辑栏”中。
区域
连续多个单元格组成区域，标记“左上角单元格:右下角单元格”。
填充柄
选中单元格时，单元格的右下角会有一个小方块，将鼠标指向小方块，光标会变成实心黑色十字状，这个小方块就是填充柄。
直接拖动填充柄可以实现单元数据的快速复制或填充。

三、工作簿的创建、保存、打开和关闭

新建工作簿的一般方法
(1). 系统自建工作簿：
启动Excel后，系统会自动新建一个空白的工作簿，默认文件名是“工作簿1”，扩展名为“.XLSX”。
(2). “文件”按钮—>“新建”命令，或利用“可用模板”列表框—>新建一个空白工作簿，或根据所选模板新建工作簿。
保存与关闭工作簿
为避免突发状况丢失数据，应该及时对工作簿进行保存。
当文件第一次进行保存时，会自动打开“另存为”对话框，在对话框中可以设置工作簿的文件名和保存位置，也可以不进行设置，系统会自动保存到默认位置。
Ctrl+S快捷键可以快速保存工作簿。
Excel退出方法同Word相同。
打开工作簿
(1). “打开”对话框打开工作簿。
(2). 双击工作簿。
(3). Ctrl+O快捷键打开工作簿。

四、工作表的基本操作

选择工作表
(1). 选择一个工作表
单击某个工作表标签，可以选中该工作表；被选中的工作表标签显示为白色，可以使用Ctrl+Pageup(左移)和Ctrl+Pagedown(右移)选择。
(2). 选择多个连续的工作表
先选择第一个工作表，然后按住Shift键，鼠标选择最后一个工作表。
(3). 选择多个不连续的工作表
先选择第一个工作表，然后按住Ctrl键，鼠标选择其他工作表。
(4). 工作表标签右击—>“选定全部工作表”—>“取消组合工作表”。
重命名工作表
在工作表标签上单击鼠标右键或双击选中工作表标签，也可以选中需要改名的工作表，“开始”选项卡—>“单元格”组—>“格式”下拉菜单—>“重命名工作表。
注意：F2不能进行重命名工作表的操作。
移动和复制工作表
Excel在进行处理的时候，需要在工作簿内或工作簿移动或复制工作表。
工作簿间移动或复制的方法要求源工作簿和目标工作簿同时打开。
右击“工作表”标签—>“移动或复制工作表”命令。
删除工作表
步骤：单击某个工作表标签，选定被删除的工作表，右击工作表标签—>“删除工作表”命令—>系统询问是否删除选定的工作表—>“确定”按钮。
新建工作表
(1). 右击工作表标签—>“插入”命令
(2). Shift+F11快捷键
(3). “开始”选项卡—>“工作表”组—>“插入”下拉菜单—>“工作表”命令。

五、单元格、行、列、表格的选定

选择一个单元格
鼠标单击或数据编辑栏的“名称框”中输入单元格地址，按回车键。
选择整行或整列
单击某行行号，可以选择一整行；单击某列列号，可以选择一整列。
在行号和列标中拖动鼠标，可以选择多个整行整列。
选择一个单元格区域
鼠标指针指向所选区域左上角单元格，按住鼠标左键不放，然后拖动鼠标到区域右下角单元格，选择一个矩形区域。
单击所选区域右上角单元格，按住Shift键，单击所选区域左下角单元格，选择一个矩形区域。
选择不相邻的单元格或单元格区域
按住Ctrl键，单击所选单元格或单元格区域。
选择整个工作表
单击表格左上角表格选定框，可以选择整个表格。
快捷键：Ctrl+A， Ctrl+Shift+Space。

六、编辑工作表数据的基本操作

编辑数据
可以使用改写方式或插入方式编辑单元格中的数据。
单击某个单元格，使其成为活动单元格，进入改写方式。
改写方式下，活动单元格为黑色粗边框，屏幕上没有光标显示，直接输入数据，原有数据被覆盖。
双击某个单元格，使其成为活动单元格，进入插入方式。
插入方式下，活动单元格为黑色细边框，屏幕上有光标显示，直接输入数据，原有数据不会被覆盖，可移动光标到修改位置，进行插入、删除等编辑操作。
编辑数据时，单击数据编辑栏的“输入”按钮，或选择其他单元格，将会保存编辑的结果；按Esc键或单击数据编辑栏上的“取消”按钮，将会取消编辑的结果。
清除单元格
将单元格中的内容删除，保留空白单元格。
选中单元格后，按Delete键，可以删除选定单元格中的内容。
注意与删除单元格的区别。
移动和复制单元格
复制单元格是将单元格中的内容复制到新位置，原单元格中的内容不变；
移动单元格是将单元格中的内容移动到新位置，原单元格中的内容被删除。
利用鼠标拖动法和剪贴板都可以进行移动和复制单元格的操作，当单元格的原位置与目标位置距离不远时，通常使用鼠标拖动法进行操作。
(1). 选择单元格等对象后，拖动单元格边框移动对象；按住“Ctrl”键不放拖动复制对象，分别对应Ctrl+拖动和Ctrl+Shift+拖动。
(2). 用截切、粘贴法可移动对象；用复制粘贴法可复制对象。
(3). “开始”选项卡—>“单元格”分组的命令插入式移动或复制对象，分别对应Ctrl+拖动和Ctrl+Shift+拖动。
插入和删除行、列和单元格
(1). 插入：“开始”选项卡—>“单元格”组—>“插入”下拉按钮，可完成行、列、单元格的插入。
(2). 删除：“开始”选项卡—>“单元格”组—>“删除”下拉按钮，可完成行、列、单元格的删除。
如需插入多行或多列，先选中多行或多列，插入的行列数等于选中的行列数；删除操作同理。
数据的输入
Excel数据可分为三类：
(1). 普通文本：包含中文，英文和标点符号。
(2). 特殊符号
(3). 各种数字构成的数值数据：货币型数据、小数型数据等。
数据的快速填充与自动计算
“开始”选项卡—>“编辑”组—>“填充”下拉按钮，可完成行、列、单元格提供的快速填充数据功能来实现连续单元格中相同或者有规律的数据（等差数列、等比数列、年份、月份、星期等）
特殊数据类型数据的输入
(1). 分数：输入分数时，应该先输入“0”及一个空格，然后输入分数“x/x”；如果不输入“0”及空格，将会把该数据当作日期处理。
(2). 负数：在数字前面加一个负号（-），或将数字置于括号内。
(3). 文本型数据：只要不被系统识别为数字、公式、日期、时间、逻辑值，则被视为文本型数据，文本默认左对齐，可通过英文单引号设置文本型数据，也可以将单元格类型设置成文本。

七、条件格式

Excel的条件格式功能可以根据指定的公式或数值来确定搜索条件，然后将格式应用到符合搜索条件的选定单元格中，并突出显示要检查的动态数据。

使用数据条效果
Excel中，条件格式功能提供数据条，色阶，图标集三种内置单元格图形效果样式；其中数据条效果可以直观的显示数值大小的对比程度，使得表格数据效果更为直观方便。
自定义条件格式
用户可以自定义电子表格，来查找或编辑符合条件格式的单元格。
设置条件格式的方法：选中要设置条件格式的数据—>“开始”选项卡—>“样式”组—>“条件格式”下拉按钮—>选择需要的条件格式。

八、单元格的引用

相对引用(A1)
是基于包含公式和单元格引用的单元格的相对位置；
如果公式所在单元格的位置改变，引用也随之改变。
如果多行或多列的复制公式，引用会自动调整，默认情况下，新公式使用相对引用。
绝对引用($A$1)
单元格的绝对引用总是在指定位置引用单元格；
如果公式所在单元格的位置改变，绝对引用不会改变。
如果多行或多列的复制公式，绝对引用不会自动调整，默认情况下，使用相对引用，需要转换为绝对引用。
混合引用($A1、B$2)
混合引用具有绝对列和相对行，或是绝对行和相对列；
如果公式所在单元格的位置改变，则相对引用改变，绝对引用不变。
如果多行或多列的复制公式，相对引用自动调整，绝对引用不会调整。
三维引用
指对一个工作簿中连续多张工作表上相同区域的引用。
输入三维引用时，首先单击需要引用的第一张工作表标签，然后按住Shift键，单击需要引用的最后一张工作表标签，最后选定需要引用的单元格。例如：Sheet1:Sheet3!A1。
引用规律
加上了绝对引用符“$”的行号和列标为绝对引用地址，在复制公式时不会发生改变，没有加上绝对地址符的行号和列标为相对地址，在复制公式时会发生改变，移动单元格不会发生改变。

九、冻结窗口的方法

在编辑、浏览工作表时，可以使用水平滚动条或垂直滚动条浏览右侧和下方的单元格但某些行或列需要随时在左侧或上方显示，可使用窗口的拆分和窗口冻结功能。

窗口拆分
选择某单元格—>“视图”选项卡—>“窗口”组—>“拆分”按钮；窗口以选中的单元格为中心，被拆分为4个区域。
如果选择了整行或整列，则窗口拆分为2个区域。
在每个区域可以任意拖动水平或垂直滚动条，显示需要的单元格。再次单击“拆分”按钮，取消窗口拆分。
冻结窗口
选择某单元格—>“视图”选项卡—>“窗口”组—>“冻结拆分窗格”按钮；窗口被拆分为4个区域。
如果只保留首行或首列冻结，其他行或列可滚动时，可选择“冻结首行”或“冻结首列”命令，可以方便浏览和修改数据。
要取消冻结的窗格：“视图”选项卡—>“窗口”组—>“冻结窗格”下拉按钮—>“取消冻结窗格”下拉命令。

十、公式的使用方法

Excel的公式可以包含运算符、单元格地址、数值、函数等元素，公式运算的结果是一个值，公式类似与表达式；都以“=”开头，后面接公式。

运算符
Excel可以使用算术运算符、引用运算符、连接运算符和比较运算符。

运算符类型	表示形式及含义	实例
引用运算符	:、!、,、空格	Sheet2！ B5表示sheet2中的B5单元格
算术运算符	+、-、*、/、%、^	3^4表示3的4次方，结果为81
文本运算符	&	“North”&“west”结果为“Northwest”
关系运算符	=、>、<、>=、<=、<>	2>=3结果为False

运算符的优先级
由高到低：函数、括号、引用运算符、算术运算符、文本运算符、比较运算符。
公式的使用
公式可以灵活方便的计算，不仅可以对同一工作表中的数据进行计算，而且可以对同一工作簿，不同工作表的数据进行计算，并且可以对不同工作簿的数据进行计算。

十一、常用函数的功能和使用方法

Excel的函数
每一个函数都有一个函数名，函数名后面有一对括号，括号内是函数的参数，参数之间用逗号隔开。
函数的用法
函数可以放在公式中使用。在公式中使用函数进行计算，应该先掌握函数的名称，功能，格式，参数的含义和使用方法。
一般步骤：
a. 选择存放计算结果的单元格。
b. 打开“插入函数”对话框。
c. 选择函数的类别和函数名。
d. 单击“确定”按钮。
c. 填写函数的参数。
f. 单击“确定”按钮，结束操作。

十二、数据的排序、筛选方法和分类汇总

数据的排序
在Excel中，各类数据都可根据值进行排序，还可以自定义排序。
(1). 数据的排序依据
数值的排序：按数值大小排序；
文本的排序：按文本的ASCII码排序，一般顺序为：空格，常用符号，数字，大写字母，小写字母，不常用符号，汉字，其中汉字按照汉字的汉语拼音排序；
日期的排序：按日期的先后顺序排序，日期较早的为小，日期较晚的为大；
逻辑数据的排序：逻辑数据只有True(真)和False(假)，True在排序中为1，False在排序中为0，按字母顺序排序；
颜色排序：按颜色色阶进行排序；
(2).排序方式
可以按行简单排序、按列简单排序，还可以多关键字复杂排序，可以按照升序和降序进行排序。
单列排序：“开始”选项卡—>“编辑”组—>“排序和筛选”按钮—>“升序”或“降序”命令。可以对光标所在列进行升序和降序排列，该列的数据的排列顺序被改变，同时数据区域整行的数据也会随该列数据的改变而改变。
多列排序：“开始”选项卡—>“编辑”组—>“排序和筛选”按钮—>“自定义排序”命令。会弹出对话框，可以选择主要关键字，如果有次要关键字，可以选择添加条件，添加多个次要关键字，对关键字可以选择某个关键字排序。
筛选
筛选数字时比较直观，但文本筛选比较复杂，可以使用通配符“”和“？”进行筛选。筛选包括 自动筛选和高级筛选。
(1). 自动筛选
选择数据区域任意单元格—>“开始”选项卡—>“编辑”组—>“排序和筛选”按钮—>“筛选”下拉命令，工作表变成自动筛选模式(快捷键： Ctrl+Shift+L)。可以筛选条件，当多列设置了筛选条件后，筛选结果就是显示符合所有条件的记录，并在原位置显示筛选结果。
(2). 高级筛选
自动筛选是将未满足筛选条件的行隐藏*，只需要再次使用功能区的“筛选”命令，取消筛选即可；利用高级筛选功能可实现将满足筛选条件的数据复制到指定的工作表。
高级筛选之前首先要制作条件区域，条件区域要包含字段名，如果各字段条件处于同一行，表示“与”的关系，如果各字段条件处于不同行，表示“或”的关系。
“数据”选项卡—>“排序与筛选”组—>“高级”按钮—>“高级筛选”对话框—>设置“列表区域”、“条件区域”、“方式”进行高级筛选。
分类汇总
分类：分类汇总之前，先使用“排序”功能按关键字进行排序，将关键字相同的各行排列在一起。
汇总：对各类数据进行求和、平均值、计数、最大值、最小值等汇总。
操作方法：
(1). 根据选定的关键字将原始数据表进行排序。
(2). 选择原始数据表任意有数据的单元格。
(3). “数据”选项卡—>“分级显示”组—>“分类汇总”按钮—>“分类汇总”对话框。
(4). 在“分类汇总”对话框选择分类的字段，选择“汇总方式”，勾选“汇总项”字段，选择汇总参数等—>“确定”按钮—>得到汇总结果。
对数据进行分类汇总之后，如果要取消分类汇总的结果，恢复原来的数据，则在“分类汇总”对话框中选择“取消汇总”命令即可。

十三、图表的构成及类型

图表的组成元素
图表的组成元素：数据标记、数据系列、坐标轴、图例、标题、绘图区和图表区。
图表的类型
Excel提供了11类图表共73种标准图表，用户还可以自定义和通过互联网下载图表模板，其中较为常用的有柱形图、折线图、饼图。

十四、创建图表和图表格式设置

创建图表
(1). 选择制作图表的数据
(2). “插入”选项卡—>“图表”组—>选择需要的图表类型
(3). 使用“图表工具”更改图表的布局与样式
设置图表格式
(1). 添加图表标题
单击图表的任意位置，将显示“图表工具”，其上增加“设计”、“布局”、“格式”选项卡。
“布局”选项卡—>“标签”组—>“图表标题”按钮—>“居中覆盖标题”或“图表上方”。在图表种显示的“图表标题”文本框中输入所需的标题文本。
(2). 添加坐标轴标题
单击图表任意位置—>显示“图表工具”(“设计”、“布局”、“格式”选项卡)；
“布局”选项卡—>“标签”组—>“坐标轴标题”按钮—>按需要添加坐标轴标题。
(3). 添加数据标签
若要向所有数据系列的所有数据点添加数据标签，则单击图标区。
若要向一个数据系列的所有数据点添加数据标签，则单击该数据系列中需要标签的任意位置。
若要向一个数据系列的单个数据点添加数据标签，则单击包含要标记的数据点的数据系列，然后单击要标记的数据点。
“布局”选项卡—>“标签”组—>“数据标签”按钮—>选择需要的数据标签。

十五、创建数据透视表和数据透视图方法

创建数据透视表
(1). 打开制作数据透视表的数据源表。
(2). “插入”选项卡—>“表格”组—>“数据透视表”按钮或“数据透视表”下拉按钮—>“数据透视表”命令。
(3). “创建数据透视表”对话框中，选择分析数据区域（如所需的列）和数据透视表放置的区域，可以直接通过拖动鼠标来选择区域。
(4). 选择好区域后—>“确认”按钮—>右边弹出“数据透视表字段列表”，填入要设置数据透视表的行、列、数值。
(5). 在设置好“数据透视表字段列表”的同时，在指定位置出现数据透视表。
创建数据透视图
(1). 在创建好的数据透视表中，单击任意单元格。
(2). “插入”选项卡—>“表格”组—>“数据透视表”下拉列表—>“数据透视图”命令。
(3). “插入图表”对话框，选择需要的图表类型。
(4). 单击“确认”按钮，完成数据透视图的创建。

十六、页面设置方法

“页面设置”对话框可以设置纸张方向、纸张大小、缩放打印工作表、打印范围、页边距、页眉/页脚、打印标题等，也可在“页面设置”组中设置。
打开“页面设置”的方法：

“页面布局”选项卡—>“页面设置”组—>右下角“页面设置”按钮—>即打开“页面设置对话框”。
“文件”选项卡—>展开“打印”选项—>“页面设置”超链接—>弹出“页面设置”对话框。